Muitas empresas ainda estão presas a métodos de controle de contas a pagar antiquados, como planilhas de Excel ou processos manuais.
E claro, esse tipo de situação pode acarretar uma série de problemas, como tornar a empresa inadimplente com seus fornecedores até mesmo acumular custos adicionais com juros, penalidades e cobranças por conta desses atrasos.
Nesse sentido, separamos a seguir alguns erros mais comuns que as empresas cometem em seus setores de contas a pagar e como muitos deles podem ser evitados com certos controles. Boa leitura!
Entrada de dados manuais para pagamentos
A dependência de inserção manual de dados aumenta o risco de erros e ocorrência de inconsistências nos registros de pagamentos.
Na prática, isso pode resultar em atrasos, pagamentos duplicados ou até mesmo em pagamentos incorretos.
Portanto, investir em um sistema que otimize ou mesmo automatize esse tipo de controle pode ser a solução definitiva desse erro comum nas contas a pagar da empresa.
Falta de controle nos prazos e vencimentos
A ausência de um sistema eficaz para monitorar e gerenciar os prazos de pagamento pode levar a situações de inadimplência e perda de credibilidade junto aos fornecedores.
Portanto, é fundamental que a sua empresa invista em ferramentas mais modernas e dinâmicas para evitar perdas de prazos ou esquecimentos.
Não se atentar às notificações de cobranças preventivas
Aproveitando o gancho anterior, muitos fornecedores costumam enviar notificações e avisos antes do vencimento, o que pode ajudar também nesse controle sobre prazos.
Na prática, esse tipo de estratégia é conhecido como “cobrança preventiva” e pode ser uma forma eficaz de evitar a inadimplência de sua empresa.
Canal de comunicação ineficaz com credores
Outro erro comum nas contas a pagar se refere a falta de canais de comunicação eficazes com os credores, o que pode dificultar a resolução de problemas e negociações de prazos e condições de pagamento.
Ou seja, imagine que a sua empresa tenha se tornado inadimplente por algum erro ou falta de controle nas contas a pagar, e ainda assim, os fornecedores não conseguem contato eficiente para tratar o caso.
Além de ser uma situação inconveniente para ambas as partes, isso pode acarretar um posicionamento mais drástico do fornecedor, como uma cobrança judicial, por exemplo.
Atrasos constantes nos pagamentos
Os atrasos frequentes nos pagamentos não apenas prejudicam a reputação da empresa, mas também podem resultar na perda de descontos por pagamento pontual e até mesmo em restrições de crédito junto aos fornecedores.
E na prática, isso nem sempre está atrelado a situações de crise ou falta de dinheiro. Pelo contrário, como bem vimos acima nos erros mais comuns de contas a pagar, muitas falhas têm origem na falta de controles internos.
Ou seja, a sua relação com o seu fornecedor pode ser abalada e sua empresa prejudicada simplesmente por causa da repetição desses erros.
Enfim, esses são os principais exemplos de falhas no processo de contas a pagar e os riscos que isso pode ocasionar a sua empresa e aos seus fornecedores a longo prazo.
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(Imagem: divulgação)
