A Política de Cobrança é um conjunto de ações que podem evitar prejuízos maiores decorrentes
do não recebimento com pontualidade dos bens, produtos ou serviços vendidos a crédito.
Assim sendo, a política de crédito e cobrança pressupõe uma ação coordenada da análise e liberação
do crédito, e uma eficiente recuperação de parcelas em atraso.
É quase uma arte equilibrar esses itens. Diversas perguntas precisam de respostas rápidas e precisas:
- Como conceder crédito sem arrepender-se?
- Como acompanhar o comportamento dos clientes ao longo do tempo?
- Quais são os motivos que levaram bons clientes a tornarem-se inadimplentes?
- Como antecipar estes problemas e tomar decisões pró-ativas reduzindo a inadimplência?
- Quais são os clientes que devem ser acionados primeiro? Aqueles que devem mais ou que devem há mais tempo?
- Como reduzir o número de ações de cobrança aumentando a recuperação de créditos?
A seguir, apresentamos recomendações que permitem estabelecer uma política efetiva de cobrança e
controle da inadimplência em sua empresa:
Controle contínuo dos seus devedores
A redução das perdas ligadas à inadimplência passa pelo controle da evolução dos
recebimentos e pela previsão de um conjunto de ações a implementar quando se
verifica um atraso.
Controle dos atrasos
Tenha um controle permanente dos clientes, utilizando uma planilha que indique: o total
da dívida, o valor não vencido, o valor vencido (identificando o tempo de atraso).
Acima de tudo, esta planilha deve ser atualizada e analisada semanalmente.
Negocie um plano de liquidação
- Contate o cliente assim que for diagnosticada a dívida, perguntando-lhe o motivo do atraso e negociando uma nova data para o pagamento;
- Anote: o motivo do atraso, nome e cargo das pessoas contatadas, nova data negociada;
- Enfim, peça que o devedor lhe envie, via fax/e-mail, solicitação de novo prazo de pagamento, indicando o motivo do atraso. Tente obter um cheque pré-datado com o novo vencimento;
- Por fim, se o seu cliente não puder pagar de uma só vez o débito, procure negociar um novo plano de liquidação da dívida, ponderando a aplicação de juros.
- Aja rápido e não deixe a situação piorar. Ainda mais se houver descumprimento dos pagamentos, você deve agir rapidamente.
- Sempre tenha um plano de ação já que, as empresas que conseguem melhor ressarcimento das quantias devidas são aquelas que já têm pronto um “manual de cobrança” para agir frente à inadimplência.
Dessa forma, se o plano de liquidação que foi negociado com o devedor não está a ser cumprido
ou se não houve um acordo sobre uma nova data de pagamento, devem ser rapidamente
tomadas medidas mais drásticas.
Exemplo de plano de cobrança
- Etapa 1.
Enviar uma carta registrada, com Aviso de Recebimento (AR), que dá um prazo de uma semana
para honrar o seu compromisso.
- Etapa 2.
As vezes, cortar totalmente o fornecimento. E em seguira contatar o fiador e as pessoas que deram
recomendações, para comunicar a situação de inadimplência;
- Etapa 3.
Divulgar a situação do inadimplente no mercado onde ele atua ao passo em que essa medida é
muit0 eficaz junto aos mais desonestos.
- Etapa 4.
Nesse meio tempo, pressione enviando seus funcionários à empresa para pedir explicações.
- Etapa 5.
Eventualmente, peça para o seu advogado para entrar em contato com o cliente.
- Etapa 6.
Em seguida, proteste as dívidas no cartório e comunicar ao devedor esta providência.
- Etapa 7.
Do mesmo modo, é importante executar as garantias ou responsabilizar os fiadores.
Tente chegar a um acordo
Logo, entenda que um mau acordo é melhor do que um bom processo.
Se você perceber que a situação do devedor é muito complicada, e se achar que nunca irá
reaver a dívida, por último tente um acordo com ele para que então se recupere uma parte
de suas mercadorias.
