Uma gestão eficiente das cobranças é fator fundamental para manter a saúde financeira de qualquer empresa. E uma das ferramentas mais utilizadas nesse processo é a chamada régua de cobrança!
Na prática, essa “régua” nada mais é do que um roteiro a ser seguido por sua equipe na tratativa dos casos, agregando assim mais organização, controle e lógica em cada etapa da cobrança.
E para entender melhor o que é, como funciona e quais as vantagens de utilizar tal ferramenta, nós preparamos este post com dicas e informações essenciais sobre o tema.
Boa leitura!
O que é uma Régua de Cobrança?
A régua de cobrança é um roteiro estruturado utilizado pelas empresas para cobrar seus clientes de maneira organizada e eficaz. Ela consiste em um conjunto de ações e comunicações pré-definidas que determinam como a empresa irá se relacionar com o cliente em relação às cobranças.
Essa ferramenta define datas específicas para o envio de lembretes, disponibilização de meios de pagamento, informações sobre faturas atrasadas e outros eventos relevantes para o processo de cobrança. Dessa forma, todos os contatos com o cliente são planejados e a empresa consegue combater a inadimplência de forma sistemática.
Logo, para criar uma régua de cobrança eficiente, é necessário pensar na linha do tempo que envolve o pagamento, desde o momento em que o cliente recebe o boleto (ou outra forma de cobrança) até um eventual atraso ou situação de inadimplência.
Como funciona essa ferramenta?
A régua de cobrança estabelece várias regras para cobrar clientes de acordo com a atividade da empresa, estágios do pagamento e perfil do consumidor.
Assim, ela pode ser implementada de duas maneiras principais:
- Manual: Nesse caso, a empresa cria um cronograma de mensagens, notificações e contatos que devem ser realizados conforme as datas e eventos preestabelecidos. Embora seja possível implementar manualmente, essa abordagem pode ser trabalhosa e pouco prática.
- Automatizada: Utilizando um sistema de gestão online ou software específico, a empresa automatiza o processo de cobrança. Essas ferramentas permitem o envio automatizado de mensagens, lembretes e notificações de acordo com o cronograma estabelecido. Além disso, permitem a personalização do processo com base no perfil do cliente, adaptando a abordagem conforme necessário.
Na prática, a régua de cobrança inclui diversas notificações para informar o cliente sobre faturas pendentes, vencimento próximo e atrasos, por exemplo. Os canais de comunicação utilizados podem variar, sendo os mais comuns o e-mail, SMS, WhatsApp e telefone, podendo também incluir o envio de cartas de cobrança.
Quais as vantagens de trabalhar com uma régua de cobrança?
Implementar uma régua de cobrança traz diversas vantagens para as empresas, tais como:
- Redução da inadimplência: Ao manter um processo de cobrança organizado e constante, a empresa aumenta suas chances de receber os pagamentos em dia e reduzir a inadimplência.
- Melhora na relação com o cliente: Uma régua de cobrança bem estruturada não só ajuda a receber os valores devidos, mas também mantém um relacionamento mais transparente com o cliente.
- Economia de tempo e recursos: A automação do processo economiza tempo da equipe de cobrança e recursos da empresa.
- Personalização do atendimento: Com ferramentas modernas, é possível personalizar a abordagem de acordo com o perfil e comportamento de pagamento de cada cliente.
- Maior eficiência operacional: A empresa pode otimizar seus processos internos de cobrança, tornando a operação mais eficiente.
Como usar uma régua de cobrança na prática?
A implementação de uma régua de cobrança varia de acordo com o modelo de negócio e os processos internos da empresa. No entanto, é possível criar um roteiro básico a partir do modelo a seguir:
- 10 dias antes do vencimento: Envio do boleto por e-mail e SMS.
- 3 dias antes do vencimento: Envio de lembretes sobre o vencimento iminente por WhatsApp e SMS.
- Véspera do vencimento: Envio de um lembrete sobre o vencimento no dia seguinte por WhatsApp ou SMS.
- Data do vencimento: Envio do último lembrete para pagamento via SMS e WhatsApp, ressaltando a importância de pagar em dia.
- 1 dia após o vencimento: Envio de e-mail confirmando o pagamento ou informando que o pagamento não foi identificado, fornecendo um link para geração de 2ª via.
- 7 dias de atraso: Envio de carta e notificação de cobrança por e-mail, SMS e WhatsApp.
- 15, 20, 25 e 30 dias de atraso: Contato repetido por e-mail e telefone para tentar uma negociação antes de iniciar o processo de negativação do cliente.
- 30 dias de atraso: Comunicação por e-mail e carta oficial sobre medidas de negativação em órgãos de proteção ao crédito e protesto em cartório.
Vale reforçar que esse modelo serve apenas de exemplo para entender como funciona uma régua de cobrança, mas que, na prática, cada negócio deve elaborar seus próprios prazos e ações específicas.
Enfim, essas são algumas dicas e informações úteis sobre como usar uma régua de cobrança em sua empresa e como tal ferramenta pode ser importante na gestão de inadimplentes e da recuperação de créditos para o seu negócio.
E se você gostou e quer saber mais, não deixe de conferir outros artigos em nosso blog. Até a próxima!
Imagem: divulgação
